Quer o empregador, quer o trabalhador podem submeter um pedido de mediação. Porém, o procedimento apenas terá lugar, se ambos se dispuserem, voluntariamente, a participar. Também o juiz ou o Ministério Público poderão determinar a intervenção do sistema de mediação laboral, obtida a anuência das partes para o efeito.
Após a receção do pedido de mediação as partes são contactadas para marcação de uma sessão informativa, com a presença do mediador, onde são esclarecidas sobre as regras de mediação, direitos e deveres e outras informações importantes para a sua participação esclarecida no procedimento. No fim da sessão e após entrega ao mediador do comprovativo do pagamento da taxa devida pela utilização do SML (ou comprovada a isenção de pagamento de taxa), as partes subscrevem o Protocolo de Mediação.
Seguem-se as sessões de mediação, tantas quantas as necessárias para se chegar a um acordo.
Nas sessões de mediação, as partes são livres de se apresentarem sozinhas ou acompanhadas de advogados, advogados estagiários ou solicitadores bem como serem eventualmente assistidas por intérpretes, por exemplo.
A utilização do SML tem um custo único de 50€ para cada uma das partes, independentemente do número de sessões de mediação que sejam realizadas.
Pode não haver lugar ao pagamento dessa taxa quando seja concedido apoio judiciário a uma ou a ambas as partes, para efeitos de acesso a estruturas de resolução alternativa de litígios, nos termos da Lei n.º 34/2004, de 29 de julho (Cf. na mais recente versão introduzida pela Lei n.º 2/2020, de 31/03), regulamentada pela Portaria n.º 10/2008, de 3 de janeiro.
Por princípio, a mediação deve estar concluída num prazo não superior a três meses, a contar da remessa do processo ao mediador.
Não obstante, o mediador pode acordar com as partes a continuação da mediação e pedir à DGPJ o prolongamento do referido prazo, a autorizar pelo Juiz que solicitou o procedimento, ou pela DGPJ, nos restantes casos.
As partes podem pôr termo à mediação a qualquer momento, como também o mediador o poderá fazer, fundamentadamente.
O conteúdo do acordo é livremente fixado pelas partes.